Postupak za pristup arhivskoj građi
Arhivska građa koja se nalazi u Vojnom arhivu, može se koristiti za naučno-istraživački rad, izdavačku delatnost i druge potrebe pravnih i fizičkih lica, kao i za utvrđivanje prava fizičkih i pravnih lica iz zemlje i inostranstva, po isteku roka od 50 godina od njihovog nastanka, ukoliko to nije u suprotnosti sa interesima Ministarstva Odbrane, Vojske Srbije i Zakona o zaštiti podataka ličnosti („Službeni Glasnik RS“, br. 97/08, 104/09, 58/10).
Izuzetno, po odobrenju starešine komande, jedinice i ustanove (ili pravnog sledbenika) u čijem je radu nastala arhivska građa, pojedini dokumenti mogu biti dostupni javnosti i ranije.
Arhivska građa od izuzetnog značaja za bezbednost i odbranu zemlje, po odluci ministra odbrane ili lica koga on ovlasti, može biti zatvorena i duži vremenski period.
Pravna i fizička lica svoje zahteve i molbe za čije rešavanje su potrebni dokumenti iz arhivske građe zatvorene za istraživače (dokumenta mlađa od 50 godina od datuma svog nastanka) koja je predata na čuvanje Vojnom arhivu, podnose komandama, jedinicama, ustanovama MO i VS i nadležnim Regionalnim centrima Ministarstva odbrane Republike Srbije (tvorcima dokumenata, odnosno pravnim sledbenicima).
Procedura za korišćenje arhivske građe
Državljani Republike Srbije
Korisnik arhivske građe mora biti prijavljen i upisan u evidenciju korisnika. Prijavljivanje se vrši u čitaonici Arhiva gde se popunjava tipski obrazac – molba u kojoj se navodi tema istraživanja. Ako korisnik ne istražuje u sopstvene svrhe obavezan je da uz molbu podnese i ovlašćenje – preporuku ustanove ili druge organizacije za koju vrši istraživanje.
Primljena molba se razmatra i utvrđuje se da li Arhiv raspolaže arhivskom građom koju korisnik želi da koristi, nakon čega direktor Arhiva odobrava istraživanje arhivske građe.
Odobrenje za korišćenje arhivske građe važi sve dok korisnik radi na temi za koju je tražio odobrenje, a najduže godinu dana. Nakon tog roka ponovo podnosi molbu.
Korisnik podnosi novu molbu i ako promeni temu istraživanja pre isteka roka od jedne godine. Podnošenjem nove molbe prethodno odobrenje prestaje da važi.
Ako korisnik želi da koristi i dokumenta iz nekog drugog arhivskog fonda koja se neposredno ne odnose na podnetu molbu, obavezan je da podnese novu molbu i traži odobrenje.
Korisnicima se najpre daju na uvid raspoloživa naučno-informativna sredstva.
Korisnicima se izdaje samo sređena i registrovana arhivska građa za koju su izrađena naučno-informativna sredstva.
Izuzetno, korisnicima se u opravdanim slučajevima može odobriti korišćenje arhivske građe i onih arhivskih fondova za koje nisu izrađena propisana naučno-informativna sredstva, a po odobrenju direktora Arhiva.
Korisnicima se neće izdavati originalna građa koja je objavljena u edicijama i zbornicima, kao i ona građa koja je kopirana, mikrofilmovana i digitalizovana.
Arhivska građa se koristi isključivo u čitaonici Arhiva i prostorijama po odobrenju direktora Arhiva. Za arhivsku građu koja se nalazi van depoa (na koričenju, sređivanju, snimanju, lečenju i slično) korisniku se mora reći kada će biti dostupna za korišćenje.
Pravo na korišćenje arhivske građe imaju sva fizička i pravna lica državljani Republike Srbije pod jednakim uslovima. Korišćenje arhivske građe u arhivu je besplatno, osim naknada za tehničke usluge. Cena tehničkih usluga utvrđena je Pravilnikom o načinu korišćenja arhivske građe i naknadi usluga u Vojnom arhivu.
Strani državljani
Vojni arhiv nije ovlašćen za direktnu komunikaciju sa pravnim i fizičkim licima iz inostranstva. Strani državljani koji žele da koriste arhivsku građu u Vojnom arhivu, podnose molbu diplomatsko-konzularnom predstavništvu Republike Srbije u svojoj zemlji ili svom diplomatsko-konzularnom predstavništvu u Republici Srbiji. Primljena molba se dostavlja Kabinetu ministra odbrane na odobrenje.
Kada je inostrani korisnik u poseti nekoj naučnoj ustanovi u Republici Srbiji i podnese molbu preko nje ili neposredno Arhivu, njegova molba sa mišljenjem se dostavlja Kabinetu ministra odbrane.
Ukoliko strani istraživač ne govori srpski jezik potrebno je da sebi obezbedi prevodioca.
Osnovna pravila korišćenja arhivske građe za strane državljane su ista kao i za državljane Republike Srbije i opisana su u delu procedure koja se tiče državljana Republike Srbije.